Artikel Koppeling Zaaksysteem - GO. raadsinformatie
Integraties zorgen voor een efficiënte (tweeweg) uitwisseling door het hergebruik van data.
GO omarmt hergebruik van data, dus eenmalige opslag, meervoudig gebruik zodat daarmee de redactielast voor griffie en secretariaat vermindert en de kans op fouten wordt geminimaliseerd. Daarom koppelen we graag met omringende systemen, zoals een zaaksysteem, maar ook de AV-apparatuur en het e-depot. Bij voorkeur maken wij daarbij gebruik van, indien voorhanden, landelijke standaarden. Het meeste rendement wordt behaald wanner deze koppelingen bi-directioneel of tweeweg zijn, zodat handelingen worden gedaan in de daartoe ontwikkelde systemen en de informatie wordt (her) gebruikt en geborgd in omliggende systemen.
Zaakgericht werken dient ter verbetering van de kwaliteit en de doorlooptijd van de dienstverlening. Dit wordt bewerkstelligd door een efficiëntere werkwijze, waardoor zaken sneller worden afgehandeld. Ook biedt het een verbeterde monitoring en daarmee een beter overzicht van de dienstverlening. Door middel van een efficiënte koppeling met het zaaksysteem sluit GO. raadsinformatie hierop aan.
Hoe gaat het een koppeling met een zaaksysteem/ DMS idealiter in zijn werk?
- De naam zegt het al: zaken worden vastgelegd in het zaaksysteem, hier worden ook voorstellen voor het college en de raad geschreven en relevante bijlagen worden vanuit het zaaksysteem toegevoegd;
- Is besluitvorming vereist, dan wordt in GO. raadsinformatie een agenda opgemaakt die wordt gevuld met de relevante stukken uit het zaaksysteem;
- De besluitvorming in de collegevergadering wordt vastgelegd en gearchiveerd in het zaaksysteem, daar is immers de archivering geborgd;
- Dient tevens besluitvorming door de gemeenteraad plaats te vinden dan wordt door de griffie geagendeerd, waarbij digitaal per zaak de relevante stukken inclusief metadata worden opgehaald uit het zaaksysteem;
- Desgewenst worden zaken in meerdere vergadergremia behandeld (eenmalige opslag in GO. raadsinformatie – meervoudig gebruik);
- Tijdens de behandeling van de zaak/ het onderwerp wordt deze verrijkt met bijvoorbeeld moties, amendementen en stemresultaten;
- Na afloop van de behandeling door commissies en raad worden de behandelde zaken inclusief toevoegingen tijdens de raadscyclus, gearchiveerd in het zaaksysteem;
- Bij archiveren worden de afzonderlijke behandelde zaken van een update voorzien. Daarnaast wordt per vergadering een nieuwe zaak gecreëerd zodat de context van de vergadering ook wordt vastgelegd, dus inclusief alle overige agendapunten en bijbehorende vergaderstukken. Van de vergadering wordt de agenda en de bundel van de vergaderstukken gearchiveerd.